文書管理システム更改に係る情報提供依頼(RFI)

 お寄せいただいた質問に対する回答(12月6日15時更新)

 

本情報提供依頼についてお寄せいただいた質問に対し、以下(PDFファイル)のとおり回答します。

秩父市文書管理システム更改質問回答(75KB)

 

 

本情報提供依頼の経緯

 

秩父市では、これまで、公文書の作成から廃棄までの適正管理、文書決裁等の文書管理事務については紙媒体を中心に実施してきた一方、事務の一部について、文書処理機能(収受、起案、検索等)、保管管理機能(移管、引継ぎ、廃棄等)、ファイル基準表管理機能等を有する文書管理(電子ファイリング)システム(以下「文書管理システム」という。)を運用することにより、事務の効率化を図っています。文書管理システムは、平成17年度の運用開始以降、これまで大きな改修を実施せず運用を継続しており、システム構築から既に15年以上が経過しましたが、大きなトラブルもなく、全庁的に活用されています。 

現在、令和5年1月を目途に別途進められている当市の情報系システム(仮想化基盤)の更改に伴い、OS(オペレーティングシステム)等の制約で現行の文書管理システムを今後も引き続き運用することが困難であると想定されることから、文書管理システムの更改を検討することになりました。

   

本情報提供依頼の目的

文書管理システムの更改を検討するに当たり、ご提案、ご意見及び資料提供をお願いするものです。

検討に当たっては、現行システムの見直し、機能強化等について広く情報収集を行い、コストの削減、業務効率化等、秩父市職員が業務を行うために最適なシステムの構築を検討しています。

また、今回更改を検討する業務システムについては、別に調達する、システムを運用する共通基盤上に仮想サーバとして構築・運用し、システム導入・保守のコストを抑制することを予定しています。

本情報提供依頼書は、更改の検討に当たって、システムを更改することによって得られる業務効率化の具体的な方策や、それらに掛かるコスト等について、事業者から参考情報を収集することを目的としています。

情報提供依頼書

情報提供依頼の内容については、以下の提供依頼書(PDFファイル)をご参照ください。

文書管理システム更改に係る情報提供依頼書(240KB)

 

関連様式

別紙1 概算見積書(秩父市指定様式)(29KB)

別紙2 質問票(11KB)

 

スケジュール

提出期限

令和3年12月20日(月)17時   

 

提出方法

窓口に持参、郵送いずれでも構いません。  

 

本情報提供依頼についての質問

指定の質問票(関連様式「別紙2」)を使用し令和3123日(金)15時までに電子メールで総務課までお寄せください。質問を送信した際は念のため、お電話による到着確認をお願いします。回答は令和31210日(金)までに一斉回答いたします。